В сделках с предоплатой, доплатой, изменениями заказа и возвратами легко появляются зависшие авансы, ошибки в НДС и расхождения с клиентом. Разбираем, как правильно связать оплату, документы, отгрузку и возврат, чтобы у бухгалтерии и налоговой не было вопросов.

Где чаще всего ошибаются:

✔ аванс получен, но счёт‑фактура на аванс не выставлен в срок;
✔ при отгрузке аванс не зачтён — в учёте висят и долг, и предоплата;
✔ возврат денег отражён только по банку, но не в учёте и НДС;
✔ изменилась стоимость после отгрузки, а корректировочные документы не оформлены.

Что должно быть в договоре:

✔ что считается авансом и в каком размере;
✔ когда возникает обязанность поставить товар или оказать услугу;
✔ как оформляются этапы, частичная оплата, возврат и изменение стоимости.

Как закрывать сделку правильно:

1. Счёт, назначение платежа, акт, УПД, счёт‑фактура и касса должны совпадать.
2. По предоплате вовремя выставляйте авансовый счёт‑фактуру (в течение 5 дней).
3. При отгрузке зачитывайте аванс и принимайте к вычету НДС с аванса.
4. Возврат денег отражайте и в банке, и в учёте, при необходимости корректируя НДС.
5. При изменении стоимости после отгрузки оформляйте корректировочные счета‑фактуры.

Нужна помощь с настройкой учёта авансов, закрывающих документов и НДС? Поможем привести сделки в порядок и снизить налоговые риски.