С 1 сентября электронные перевозочные документы становятся обязательной частью работы с грузоперевозками. Новые требования касаются не только транспортных компаний. Если ваша организация отгружает товары, принимает поставки, использует складскую логистику, сотрудничает с перевозчиками, экспедиторами, маркетплейсами или организует доставку между собственными объектами, изменения могут затронуть и ваши бизнес-процессы.

Бумажный документооборот в сфере грузоперевозок постепенно заменяется электронным. В электронном виде необходимо оформлять транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, а также железнодорожные и авиационные накладные. Документы передаются через систему электронного документооборота в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Что нужно проверить до 1 сентября?

Заранее убедитесь, что:

✔ у руководителя и ответственных сотрудников есть действующая электронная подпись;

✔ оформлены машиночитаемые доверенности;

✔ организация подключена к оператору ЭДО;

✔ бухгалтерия, склад и отдел логистики готовы работать с электронными документами;

✔ перевозчики, экспедиторы и другие участники цепочки также подключены к необходимым сервисам;

✔ используемые учетные программы и системы обмена данными совместимы с электронным документооборотом.

Важно, чтобы все участники перевозки работали в едином информационном контуре. Если перевозчик или другой контрагент окажется не готов к новым правилам, возможны задержки при отгрузке, сложности с подтверждением перевозки, расхождения в бухгалтерском и складском учете, а также вопросы к оформлению документов.

Подготовьте электронный документооборот заранее, проверьте электронные подписи и согласуйте порядок обмена документами с контрагентами. Это поможет избежать сбоев в работе и перейти на электронные перевозочные документы без лишних рисков.