Отсутствие акта сверки взаиморасчётов может привести к спору с контрагентом и разногласиям по сумме задолженности. Даже если договор подписан, товар поставлен, услуга оказана, а платежи примерно совпадают, ошибки в расчётах часто обнаруживаются только через несколько месяцев.

Сначала может потеряться один акт, затем не учесться возврат, пройти частичная оплата или остаться неподтверждённым аванс. Иногда важные условия — например, скидка или изменение сроков оплаты — фиксируются только в переписке, а закрывающие документы не передаются в бухгалтерию. В результате одна сторона считает обязательства исполненными, а другая продолжает видеть задолженность.

Для чего нужен акт сверки?

Акт сверки взаиморасчётов помогает своевременно выявить расхождения между данными компании и контрагента. В документе можно проверить:

✔ неоплаченные счета;

✔ переплаты и ошибочные платежи;

✔ зависшие авансы;

✔ неподписанные акты выполненных работ;

✔ неучтённые возвраты товара;

✔ частичные оплаты;

✔ старую или спорную задолженность;

✔ расхождения в датах и суммах операций.

Сверка позволяет собрать информацию о платежах, отгрузках, возвратах и закрывающих документах в единую картину. Это помогает бухгалтерии и руководителю понять, какая сумма действительно оплачена и есть ли задолженность перед контрагентом.

Когда нужно провести сверку?

Проверить взаиморасчёты особенно важно:

✔ перед закрытием квартала или года;

✔ при смене главного бухгалтера или ответственного сотрудника;

✔ перед крупной поставкой;

✔ при расторжении договора;

✔ перед переходом на новые условия сотрудничества;

✔ при возникновении разногласий с контрагентом;

✔ до обращения в суд;

✔ перед взысканием задолженности.

Регулярное оформление актов сверки помогает обнаруживать ошибки до того, как они перерастут в конфликт или судебный спор.

Почему важно подписать акт сверки?

Сам по себе акт сверки не заменяет договор, первичные документы и платёжные поручения. Однако подписанный сторонами документ подтверждает, что контрагенты проверили расчёты и согласовали отражённые в нём данные на определённую дату.

Если контрагент не согласен с суммой, важно не просто отказаться от подписания акта, а направить мотивированные возражения и приложить подтверждающие документы: счета, накладные, акты, платёжные поручения, документы на возврат и переписку.

Как избежать разногласий с контрагентом?

Чтобы снизить риск споров, рекомендуется:

✔ Регулярно проводить сверку взаиморасчётов.

✔ Хранить договоры, счета, акты и платёжные документы в единой системе.

✔ Своевременно передавать бухгалтерии закрывающие документы.

✔ Отдельно фиксировать договорённости о скидках, возвратах и переносе сроков оплаты.

✔ Проверять расчёты перед крупными сделками и юридически значимыми действиями.

✔ При обнаружении расхождений сразу согласовывать порядок их исправления.