Если компания перевозит товары, принимает поставки, работает со складом, экспедиторами, маркетплейсами или сторонними перевозчиками, важно заранее подготовиться к переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД).

Для этого необходимо перестроить весь процесс документооборота — от оформления заявки на перевозку до подтверждения доставки и передачи данных в бухгалтерию.

Что проверить перед переходом на ЭПД?

1. Определить, кто будет подписывать электронные документы

В первую очередь нужно назначить сотрудников, ответственных за подписание электронных перевозочных документов.

Если ЭПД будет подписывать не руководитель компании, сотрудникам понадобятся:

✔ квалифицированные электронные подписи;

✔ машиночитаемые доверенности (МЧД);

✔ доступ к системе электронного документооборота.

Важно заранее проверить срок действия электронной подписи и корректность полномочий, указанных в МЧД.

2. Выбрать оператора информационной системы ЭПД

Оператор ИС ЭПД обеспечивает обмен электронными перевозочными документами между участниками перевозки и их передачу в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

При выборе оператора стоит обратить внимание на:

✔ совместимость с вашей учётной системой;

✔ возможность интеграции с ЭДО, складскими программами и CRM;

✔ удобство работы для сотрудников;

✔ наличие технической поддержки;

✔ возможность автоматической передачи данных в бухгалтерию.

3. Проверить готовность контрагентов

Переход на ЭПД затрагивает не только вашу компанию, но и всех участников перевозки. Поэтому заранее уточните, готовы ли к электронному документообороту:

✔ перевозчики;

✔ экспедиторы;

✔ поставщики;

✔ покупатели;

✔ маркетплейсы;

✔ сторонние логистические компании.

Если один из участников цепочки не может работать с электронными документами, это может привести к задержкам при отгрузке, приёмке и подтверждении доставки.

4. Настроить внутренние бизнес-процессы

Необходимо заранее распределить зоны ответственности и определить порядок работы с ЭПД. В регламенте стоит зафиксировать:

✔ кто создаёт заявку на перевозку;

✔ кто оформляет электронную транспортную накладную;

✔ кто подтверждает отгрузку;

✔ кто проверяет данные по товару и складу;

✔ кто подписывает документы;

✔ кто контролирует получение ЭПД;

✔ кто передаёт документы в бухгалтерию;

✔ кто исправляет ошибки и взаимодействует с контрагентами.

Как снизить риски при работе с ЭПД?

Перед полноценным переходом рекомендуется провести тестовую перевозку с одним-двумя контрагентами. Это поможет проверить электронные подписи, МЧД, интеграцию с учётными системами и порядок передачи документов в бухгалтерию.

Также важно подготовить сотрудников: объяснить им новые правила оформления ЭПД, порядок подписания документов и действия при обнаружении ошибок.

Подготовка к ЭПД: чек-лист

Перед началом работы с электронными перевозочными документами проверьте:

✔ ответственных сотрудников и их полномочия;

✔ наличие действующих электронных подписей;

✔ оформление машиночитаемых доверенностей;

✔ выбор и подключение оператора ИС ЭПД;

✔ готовность перевозчиков, экспедиторов и поставщиков;

✔ интеграцию с бухгалтерской и складской программой;

✔ порядок создания, подписания и хранения ЭПД;

✔ передачу документов в бухгалтерию;

✔ действия сотрудников при ошибках и сбоях.

Грамотная подготовка к переходу на ЭПД позволит сократить количество ошибок, ускорить обмен документами и избежать задержек при перевозке и приёмке товаров.